Transformación
Digital del Anglo
Hoja de ruta integral para llevar al Colegio Anglo Canadiense de Neiva a una operación tecnológica propia, integrada y centrada en el dato — entre mayo y diciembre de 2026.
El proyecto en cuatro cifras.
Ocho meses de trabajo conjunto para resolver tres dolores críticos antes de julio, reemplazar PHIDIAS y SIA antes de diciembre, y entregarle al colegio una plataforma propia con dashboard ejecutivo e inteligencia artificial desde el primer día.
Llevar al Colegio Anglo Canadiense a operar sobre una plataforma tecnológica propia, integrada y centrada en el dato — que centralice la operación de todas sus áreas, eleve la experiencia de toda su comunidad y le devuelva a la dirección control y visibilidad estratégica sobre la institución, antes del cierre de 2026.
Siete poblaciones. Un solo ecosistema.
Diseñamos para todos los miembros de la comunidad del colegio. Cada plataforma se construye pensando en cómo se conecta con cada uno de estos actores.
Lo que el colegio ya tiene.
No partimos de cero. Hay tres plataformas en operación y la decisión sobre cada una ya está tomada: dos se reemplazan, una se queda.
PHIDIAS
Hoy se usa solo como canal de comunicación con padres y docentes — bien por debajo de su capacidad real.
SIA
Cubre lo mismo que PHIDIAS pero para grados superiores. Coexisten porque se está evaluando cuál sustituir definitivamente.
SYSCAFE
Cumple muy bien su rol y el equipo lo domina. No se reemplaza — se integra y se busca aprovechar módulos subutilizados.
Tres dolores críticos. Una sola ventana.
Estos son los puntos donde la operación duele hoy y donde la transformación tendrá impacto inmediato y visible. Los tres deben quedar resueltos antes del 1 de julio.
Admisiones
Sin trazabilidad clara entre cupos disponibles, formularios entregados y proceso real. Los siete pasos son manuales y desarticulados. La fórmula de cupos (capacidad − estudiantes que continúan) se calcula a mano cada año.
Servicio al cliente
Múltiples canales (WhatsApp, web, mostrador, líneas por área) sin centralización. Información inexacta, tiempos de respuesta largos y calidad heterogénea entre operadores y momentos.
Enfermería
Sin control operativo en un área que atiende incidentes con menores. No hay registro estructurado de atenciones, recurrencias ni protocolos sistematizados de notificación a padres.
A qué nos comprometemos.
Cinco objetivos concretos, medibles y con fecha. Toda la hoja de ruta se subordina a estos compromisos.
Cinco principios. Un solo proyecto.
Cada decisión técnica, funcional y de producto se filtra por estos cinco principios. Son la columna vertebral de la transformación digital del Anglo.
Plataforma a la medida
Desarrollo a la medida con uso ilimitado para el colegio sin costo adicional. La autoría y propiedad intelectual permanece en NODO TECH. Solo se integran canales externos y SYSCAFE.
Datos centralizados
Una sola fuente de verdad por entidad (estudiante, familia, docente). Toda funcionalidad consume y alimenta el mismo modelo, sin duplicidad ni inconsistencias.
Modular, unificado
Cada módulo es autónomo en su operación pero comparte autenticación, roles, notificaciones y reportería con todo el ecosistema.
AI-first
La inteligencia artificial es parte del diseño desde día 0: bases de conocimiento, asistentes conversacionales y automatización inteligente.
Cumplimiento
Ley 1581 de Habeas Data en todo el desarrollo, con énfasis especial en datos de menores y de salud — auditoría completa y trazabilidad permanente.
Una sola fuente de verdad. Acceso por pertinencia.
El núcleo del nuevo ecosistema es un modelo de datos centralizado donde cada entidad (estudiante, familia, docente, atención, transacción) existe una sola vez. Cada rol accede a lo que le corresponde y nada más.
Núcleo de datos del Colegio Anglo
Single source of truth · Trazabilidad total · Acceso por roles
Directivos
+ KPIs
Administrativos
por área
Docentes
y estudiantes
Padres
y familia
Estudiantes
y contenidos
Operativos
específico
Matriz de acceso por entidad y rol (ejemplo)
Los cinco módulos del 1 de julio.
Detalle funcional alto de los cinco módulos que entrarán en producción antes del primero de julio. Todos comparten autenticación, modelo de datos, sistema de notificaciones y panel administrativo.
Plataforma de admisiones
CRM propio que digitaliza los siete pasos del proceso de admisiones del Anglo, automatiza el cálculo de cupos por grado y entrega trazabilidad punto a punto sobre cada familia.
Cupos & planeación
Cálculo automático: capacidad − estudiantes que continúan = cupos disponibles. Por grado, jornada y año.
Pipeline de 7 etapas
Visita → formulario entregado → diligenciado → entrevista → pruebas → comité → pre-matrícula. Trazabilidad punto a punto.
Pagos en línea
Pasarela de pagos integrada para el cobro del formulario de admisión. Confirmación automática del pago.
Formulario en línea
Habilitación automática del formulario una vez confirmado el pago. Diligenciamiento por etapas y autoguardado.
Términos y firma
Aceptación de términos y condiciones del proceso con firma electrónica con validez legal y trazabilidad.
Gestión documental
Carga y validación de documentos requeridos por grado. Almacenamiento seguro y reutilización entre familias.
Agenda integrada
Visitas guiadas, entrevistas familiares y pruebas académicas. Recordatorios automáticos y reagendamiento.
Reportería & analítica
Conversiones por etapa, tiempos promedio, motivos de no admisión y proyecciones de cupos en tiempo real.
Plataforma de servicio al cliente con IA
Bandeja unificada de atención con agentes de IA de primer nivel sobre la base de conocimiento institucional, ruteo automático por área y SLAs medibles.
Bandeja unificada
Una sola bandeja que recibe WhatsApp, web, mostrador, correo y formularios. Sin canales perdidos.
Agente IA primer nivel
Agente conversacional entrenado sobre la base de conocimiento del colegio. Responde 24/7 con consistencia.
Ruteo & categorización
Clasificación automática por área (académica, tesorería, mercadeo) y ruteo al responsable correcto.
Identificación automática
Reconocimiento del solicitante (familia, estudiante, prospecto) por número, correo o documento.
SLAs & escalamientos
SLA por categoría con alertas tempranas, escalamiento automático y notificaciones a supervisores.
Base de conocimiento
Editor con versiones, aprobaciones y vigencia. Una sola fuente de verdad para todas las respuestas.
Histórico unificado
Histórico completo de interacciones por familia y estudiante a través de todos los canales y tiempo.
Métricas & analítica
Tiempos de respuesta y resolución, NPS, top de temas, cobertura de IA y carga por agente.
Módulo de enfermería
Control operativo del área que atiende incidentes con menores. El módulo está diseñado como un paso a paso guiado para que cada atención siga el mismo protocolo, garantizando una operación estandarizada sin importar quién la registre. Registro estructurado, histórico clínico básico, alertas de recurrencia y notificación a padres por canal único.
Paso a paso guiado
Flujo guiado de atención: estudiante → motivo → valoración → atención → recomendaciones. Operación estándar siempre.
Ficha de salud
Alergias, condiciones crónicas, medicación regular, contactos de emergencia y restricciones por estudiante.
Histórico clínico
Histórico completo por estudiante con búsqueda, filtros por motivo, fecha y atención brindada.
Detección de recurrencias
Alertas automáticas cuando un estudiante presenta 3+ visitas en X días por el mismo motivo. Vigilancia activa.
Protocolos guiados
Guías de atención por tipo de incidente (golpe, fiebre, accidente, alérgico) embebidas en el flujo.
Notificación a padres
Notificación automática a padres a través del núcleo de comunicaciones unificadas. Sin canal aparte.
Reportes & analítica
Reportes mensuales: tipos de incidente, picos por hora y día, top de estudiantes, evolución temporal.
Datos sensibles · Habeas
Cumplimiento reforzado de Ley 1581 por tratarse de datos de salud de menores. Acceso restringido y auditado.
Panel administrativo v1 + Dashboard ejecutivo
El cerebro administrativo del ecosistema. Diseñado de forma modular y con UI/UX personalizable: cada rol arma su propio panel con los módulos y widgets que más usa. Control de usuarios, roles y permisos, más un dashboard ejecutivo desde día 0 que crece a medida que se suman módulos.
Arquitectura modular
Cada módulo se activa, desactiva o configura sin afectar al resto. Crece según las necesidades del colegio.
UI/UX personalizable
Cada usuario configura su panel: orden de widgets, vistas predilectas, atajos y temas visuales.
Identidad & permisos (IAM)
Gestión de usuarios, roles y permisos por módulo, área y entidad. Granularidad fina y centralizada.
Dashboard ejecutivo
KPIs vivos de admisiones, servicio al cliente y enfermería desde día 0. Crece con cada módulo nuevo.
Vistas por rol
Vistas diferenciadas para rector, director administrativo, financiero y líderes funcionales por área.
Auditoría & trazabilidad
Quién hizo qué, cuándo, sobre qué entidad. Inmutable, exportable y consultable por administradores.
Catálogos & KB
Configuración de catálogos institucionales (grados, jornadas, áreas, tipos de incidente) y bases de conocimiento.
Reportes & exportación
Exportación de reportes en PDF y Excel para rendición de cuentas, juntas directivas y entidades regulatorias.
Núcleo de comunicaciones unificadas
El músculo que centraliza todas las comunicaciones del colegio. Diseñado como una suite de submódulos especializados que comparten datos, plantillas y trazabilidad. Toda comunicación con familias sale por aquí y queda registrada en un historial único.
Automatizaciones
Reglas tipo "si pasa X en módulo Y, envía mensaje Z". Triggers conectados a admisiones, enfermería, académica y tesorería.
Mensajes masivos
Envíos a grupos de interés con segmentación, programación, A/B testing y métricas de entrega y lectura.
Grupos de interés
Clasificación de contactos con sus datos por características: grado, población, jornada, condición y etiquetas custom.
Agenda de eventos
Publicación de eventos del colegio que automáticamente se difunden a los grupos de interés correspondientes.
Integraciones digitales
Conectores con WhatsApp Business, redes sociales, email transaccional y SMS — gestionados desde un solo lugar.
Agenda escolar
El día a día de cada estudiante (clases, tareas, eventos, entregas) en una vista personalizable por familia y rol.
App de padres de familia
Aplicación móvil para padres con notificaciones push, agenda escolar, comunicaciones del colegio y acceso a la información de sus hijos.
Cinco fases entre mayo y diciembre.
El proyecto se divide en cinco fases secuenciales con hitos verificables. La fase 0 es ágil — solo dos semanas de descubrimiento — para entrar lo antes posible al desarrollo de los módulos críticos.
Cinco sesiones que arrancan la Fase 0.
90 minutos cada una, dentro de las dos primeras semanas de mayo. Cada mesa con asistentes específicos, agenda y entregables. Salida integrada: documento único de descubrimiento que alimenta el diseño técnico.
Proceso de admisiones a detalle
Detallar cada uno de los 7 pasos, documentos requeridos, criterios de evaluación, calendario anual de admisiones, casuística de excepciones y la fórmula exacta del cálculo de cupos por grado.
Hoja de ruta de enfermería
Mapear el flujo actual de atención, tipos de incidentes y frecuencias, protocolos de notificación a padres, casos especiales (alergias, condiciones crónicas) y regulaciones de salud aplicables.
Hoja de ruta de servicio al cliente
Inventario de canales, volumetría aproximada, tipos de consulta más frecuentes, tiempos actuales y el contenido que debería alimentar la base de conocimiento de la IA.
PHIDIAS y SIA: qué reemplazar y cómo mejorarlo
Documentar qué hace bien cada plataforma, qué hace mal, qué módulos están en uso real, qué se paga y no se usa, y qué expectativas hay sobre la plataforma propia que las reemplazará.
Integraciones y flujos cross-área
Mapear los flujos donde una acción en un área dispara cambios en otra (visita a enfermería → notificación a padres por canal único; admitido → activación en académica + tesorería; bajo desempeño → alerta a padres y dirección académica).
Compromiso con la privacidad y la seguridad.
El proyecto trabaja con datos de menores, información financiera y datos de salud. La privacidad y la seguridad no son una sección al final del backlog: son un principio de diseño desde el inicio.
Habeas Data · Ley 1581 de 2012
- Política de privacidad y aviso de tratamiento de datos publicados y consultables
- Consentimiento explícito en formularios — incluyendo doble verificación para datos de menores
- Mecanismos para que titulares ejerzan derechos: conocer, actualizar, rectificar, suprimir
- Registro nacional de bases de datos (RNBD) actualizado ante la SIC
- Tratamiento especial reforzado para datos sensibles: salud (enfermería) y de menores
- Acuerdos de confidencialidad y cláusulas de tratamiento con todo el equipo del proyecto
Gobierno de datos
- Modelo de datos centralizado con propietario funcional definido por dominio
- Catálogo de datos con clasificación por sensibilidad (público, interno, confidencial, restringido)
- Matriz de roles y permisos formal — implementada en el panel administrativo
- Política de retención y eliminación: cuánto tiempo se guarda cada dato y cuándo se borra
- Anonimización de datos para reportería y entornos de desarrollo
- Auditoría completa: trazabilidad de acceso y modificación de cualquier dato
Seguridad de aplicación
- Autenticación robusta con MFA para roles administrativos
- Cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256)
- Hashing de contraseñas con algoritmos modernos (Argon2/bcrypt)
- Protección contra OWASP Top 10 (inyección, XSS, CSRF, etc.)
- Rate limiting, protección contra fuerza bruta y bots
- Revisión de seguridad antes de cada release mayor
Operación e infraestructura
- Hosting cloud en proveedor con presencia regional y certificaciones (ISO 27001 / SOC 2)
- Respaldos automáticos diarios con prueba periódica de restauración
- Plan de continuidad y de recuperación ante desastres con RTO y RPO documentados
- Monitoreo 24/7 con alertas tempranas y plan de respuesta a incidentes
- Aislamiento de ambientes (desarrollo, staging, producción) y datos sintéticos en no-producción
- Política de gestión de accesos con revisión trimestral
Compromiso de cumplimiento normativo
Todo el desarrollo, despliegue y operación del ecosistema cumple con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (Habeas Data Colombia), considerando además los estándares internacionales aplicables a datos de menores y de salud.
La tecnología no es el riesgo. La adopción sí.
Los proyectos de transformación digital no fracasan por la tecnología — fracasan por la resistencia al cambio. Identificamos los retos y construimos una estrategia explícita para abordarlos.
Retos Identificados
Lo que esperamos enfrentar durante el proyecto.
Estrategia de gestión del cambio
Cómo lo abordamos desde NODO TECH.
Lo que el cliente recibe después del go-live.
El cierre del proyecto no es el final de la relación. NODO TECH garantiza la operación, ofrece soporte estructurado por niveles y opera la mesa técnica continua.
- Corrección sin costo de defectos sobre el alcance entregado
- Ajustes finos de UX detectados durante adopción inicial
- Tunning de performance ante condiciones reales de uso
- Hotfixes con prioridad sobre cualquier otra solicitud
- Soporte nivel 2 y nivel 3 en horario laboral
- Monitoreo proactivo de la plataforma y reportes mensuales
- Reunión mensual de seguimiento con líderes funcionales
- Bolsa de horas mensuales para mantenimiento y operación
- Atención según SLA por severidad
- Evolución funcional menor (ajustes y mejoras de UX)
- Nuevos módulos no incluidos en el alcance inicial
- Integraciones con sistemas adicionales
- Funcionalidades estratégicas mayores
- Acompañamiento estratégico ampliado
SLAs por severidad de incidente
Canales de soporte habilitados
La cumbre se escala paso a paso.
Cada hito es un peldaño visible en el ascenso. La dirección puede mostrarle a su comunidad que la transformación digital está pasando, no solo prometiéndose. La cumbre es el go-live total el 22 de diciembre.
Estructura de inversión y plan de pagos.
Modelo transparente alineado a hitos de valor. El monto total y los valores específicos se entregan en propuesta económica complementaria. Cada pago se libera contra entrega verificable.
Plan de pagos por hito (porcentajes)
● Mesa técnica continua
COP · desde enero 2027. Soporte L2/L3, monitoreo proactivo, reporte mensual, reunión mensual de seguimiento y bolsa de horas para mantenimiento. Evolución funcional se cotiza bajo demanda.
● No incluido en el alcance
Costos recurrentes y de terceros que el colegio asume directamente — se detallan abajo y se contratan al valor pasado.
Costos recurrentes a cargo del cliente
Alojamiento en la nube
Hosting de la plataforma en AWS, GCP o Azure. Incluye servidores, base de datos, almacenamiento, red de distribución (CDN) y respaldos. El monto puede variar según el tráfico real, pero esta es la estimación base anual.
Licencias en tiendas de aplicaciones
Para publicar la app de padres en Google Play (USD $25 pago único) y Apple App Store (USD $99 anual por cuenta de desarrollador). NODO TECH gestiona la publicación; las cuentas quedan a nombre del Colegio.
WhatsApp Business API
Costo por conversación al proveedor BSP (Business Solution Provider). Tarifas reguladas por Meta por categoría: utilidad, autenticación, marketing, servicio. Estimación según volumen real del colegio.
Modelos de IA y servicios externos
API de modelos de IA para el agente de servicio al cliente (OpenAI, Anthropic u otros), proveedor de SMS, dominios, certificados SSL extendidos y pasarela de pagos. Pago según consumo real.
Quién hace qué. Cómo decidimos.
Equipo multidisciplinar amplio del lado de NODO TECH y comité directivo claro del lado del cliente. Tres ritmos de gobierno que aseguran avance, alineación y decisión.
NODO TECH · equipo del proyecto
Colegio Anglo · contrapartes
Cómo se integran los roles en el proyecto.
Cada ceremonia conecta roles específicos de ambos lados con un propósito claro. Las cuatro ceremonias garantizan que la operación, la dirección y la toma de decisiones avancen de forma coordinada.
Lo que puede salir mal. Lo que damos por cierto.
Transparencia desde el inicio. Identificar los riesgos en el contrato es la mejor forma de mitigarlos.
⚠ Riesgos principales
● Supuestos que asumimos
Tres acciones para arrancar.
Si hay luz verde sobre este plan, esto es lo que necesitamos para activar el proyecto en los próximos siete días.
Lo que querríamos escuchar al cierre.
Una transformación digital exitosa se mide en la voz de quienes la viven. Estos son los comentarios que esperamos genuinamente recibir de cada actor de la comunidad cuando el proyecto haya cumplido su propósito.
Antes me tocaba llamar a tres números distintos para resolver una sola duda. Ahora lo escribo por WhatsApp y en minutos tengo respuesta. Y cuando mi hijo va a enfermería, me entero al instante por la misma app.
Tener mi agenda escolar, mis tareas y mis notas en un solo lugar me cambió la organización. Ya no se me pierde nada y mis papás están tranquilos porque ven todo lo que estoy haciendo.
Antes pasaba horas pasando notas de un cuaderno a una hoja de cálculo y luego a la plataforma. Hoy registro una vez y todo fluye solo. Le devolvieron tiempo a mi rol como docente.
El proceso de admisiones era un caos en hojas, correos y formularios sueltos. Hoy sé exactamente cuántas familias hay en cada etapa, en qué grado tengo cupo disponible y qué documento le falta a quién. Sin esfuerzo.
El paso a paso me da seguridad. Sé que cada atención queda igual de bien registrada, sin importar el día o quién esté de turno. Y la alerta de recurrencias me ha permitido prevenir cosas que antes pasaban inadvertidas.
El bot resuelve el 60% de las preguntas básicas y a mí me llegan solo las consultas que de verdad requieren a una persona. Mi trabajo se volvió más significativo y los padres están más felices con las respuestas.
Reduje las horas que pasaba pidiendo información a cada área para los comités. Ahora abro mi dashboard y tengo todo lo que necesito en un solo lugar, en vivo y confiable.
El Anglo se siente diferente. Hay un orden nuevo, una agilidad nueva, una transparencia nueva. Todos los que somos parte del colegio sentimos que dimos un salto hacia adelante.
Métrica final del éxitoEl éxito de esta transformación no se medirá únicamente por entregables técnicos cumplidos, sino por estos comentarios convirtiéndose en realidad. Por eso medimos NPS por rol y satisfacción por módulo desde el primer mes de operación.
Listos para empezar.
Este es el plan de trabajo de NODO TECH para llevar al Colegio Anglo Canadiense de Neiva a una operación tecnológica propia, integrada y centrada en el dato. Cada fase, cada módulo y cada compromiso ya están definidos.